Erstgespräch buchen

KI-Assistenten, die Bewerber anrufen, anschreiben und vorqualifizieren.

Karrierehafen baut KI-Caller, WhatsApp- und Instagram-Chatbots und Automationen für Personaldienstleister und Recruiting-Teams. Entwickelt von einem Recruiter, der seit 2013 selbst Stellen besetzt.

Kostenloses Erstgespräch buchen Lösungen ansehen
Seit 2013 im operativen Recruiting Stellen in Deutschland, der EU und den USA besetzt zvoove, coveto, Personio und weitere Systeme

Sie sprechen direkt mit Malte de Buhr. Kein Vertrieb, kein Callcenter. Der Gründer baut Ihre Lösung selbst.

Anruf läuftBewerbung Pflegefachkraft, Hamburg
AssistentinGuten Tag Frau Kaiser, hier ist die digitale Assistentin von Nordpersonal. Sie haben sich gestern bei uns beworben. Passen zwei Minuten für drei kurze Fragen?
BewerberinJa, passt gerade.
AssistentinHaben Sie das Examen als Pflegefachkraft, und wären Sie bereit für Wechselschicht?
BewerberinExamen ja, seit 2019. Nachtdienst lieber nicht, Früh und Spät gern.
AssistentinDanke. Frau Peters aus unserem Team würde Sie gern kennenlernen. Passt Donnerstag um 10:30 Uhr?
Ins ATS übertragen
  • Vorqualifiziert: Examen 2019, Früh- und Spätschicht
  • Interview Do 10:30 mit Recruiterin gebucht
  • Gesprächsnotiz am Kandidatenprofil

Beispielgespräche mit erfundenen Namen. Stimme, Ton und Fragen werden für jeden Kunden angepasst.

Wo im Recruiting-Alltag die Zeit verloren geht

Die meisten Bewerber gehen nicht an der Stelle verloren, sondern zwischen Bewerbung und erstem Kontakt. Genau dort setzen die Assistenten an.

Bewerbung kommt abends

Ihr Team antwortet am nächsten Mittag. Bis dahin hat der Bewerber bei drei anderen Anbietern zugesagt.

Rückruf ins Leere

Der zweite Anrufversuch geht auf die Mailbox. Nach dem dritten wird der Kandidat aussortiert.

Screening nach Schema

Recruiter stellen täglich dieselben fünf Fragen zu Führerschein, Schicht und Starttermin.

Copy-Paste ins ATS

Notizen, Status und Absagen werden von Hand gepflegt, oder gar nicht.

Vier Bausteine, die zusammenarbeiten

Einzeln oder kombiniert einsetzbar. Jede Lösung wird an Ihre Stellen, Ihre Sprache und Ihr ATS angepasst und läuft auf Servern in der EU.

KI-Caller

Telefon-Assistent für Bewerber

Ruft neue Bewerber innerhalb von Minuten an, stellt Ihre Screening-Fragen in natürlicher Sprache und bucht Interviews direkt in den Kalender Ihrer Recruiter. Mehr zum KI-Caller

  • Erstkontakt und Vorqualifizierung
  • Wiederholte Anrufversuche bei Nichterreichen
  • Reaktivierung alter Kandidaten im Pool
  • Terminerinnerungen gegen No-Shows

WhatsApp-Bot

Bewerben per Chat

Bewerber schreiben dort, wo sie ohnehin sind. Der Bot beantwortet Fragen zur Stelle, sammelt Unterlagen und qualifiziert vor, auch nachts und am Wochenende. Mehr zum WhatsApp-Bot

  • Kurzbewerbung ohne Lebenslauf
  • Antworten auf Fragen zu Lohn, Schicht, Standort
  • Statusupdates an Bewerber
  • Übergabe an Recruiter mit Verlauf

Instagram-Bot

Aus Reichweite werden Bewerbungen

Kommentare und Story-Antworten auf Ihre Recruiting-Posts lösen automatisch eine Direktnachricht aus, die Interessierte in eine Bewerbung führt. Mehr zum Instagram-Bot

  • Keyword-Trigger unter Posts und Reels
  • Kurzbewerbung in der DM
  • Quellen-Tracking pro Kampagne

Automationen

Prozesse zwischen den Tools

Workflows, die Daten zwischen Jobbörsen, ATS, CRM, Kalender und Kommunikation bewegen, damit Ihr Team rekrutiert statt verwaltet. Mehr zu Automationen

  • Hiring-Manager-Feedback in Microsoft Teams
  • Neutrale KI-Zusammenfassung von Lebensläufen
  • Bedarfs- und Kandidaten-Radar
  • Lead-Import in CRM und ATS

Zeitarbeit

  • zvooveinkl. Landwehr L1
  • TIME JOB
  • compleet PDL

Personalvermittlung

  • coveto
  • Starhunter
  • Vincere

Unternehmen

  • Personio
  • softgarden
  • d.vinci
  • rexx systems

Workflows

  • n8n
  • Power Automate
  • Webhooks und API
Praxisbeispiel: Recruiting Automatisierung

Hiring Manager entscheiden in Teams. Das ATS pflegt sich selbst.

Recruiting ist oft schnell, bis der Hiring Manager entscheiden muss. Dann hängen Bewerber tagelang in „Feedback ausstehend“ und Recruiter fassen per Telefon nach. Unser Assistent bringt jeden Kandidaten als kompakte Karte in Microsoft Teams und schreibt die Entscheidung zurück ins ATS.

SAP SuccessFactorsMicrosoft TeamsKI in der EU
Neue Bewerber: Sales ManagerTeams-Chat
HireFlow, 10:51

Neue Bewerbung für Sales Manager (m/w/d)

Bewerber
Alexander Weber
Gehaltswunsch
80.000 €
Kündigungsfrist
3 Monate

Zusammenfassung

Bachelor BWL mit Schwerpunkt Sales, mehrjährige Erfahrung im Außendienst und Direktvertrieb von Medizintechnik an Endkunden, zuletzt Senior Sales Manager.

Kernkompetenzen

  • Beratungsintensiver Direktvertrieb vor Ort
  • Umsatzziele im Schnitt zu 124 % erfüllt
  • Pipeline-Pflege in Salesforce und HubSpot

Abweichungen zur Stelle

Keine Angaben zu technischem Aufmaß vor Ort und zum Aufbau von Empfehlungsnetzwerken.

Im ATS

Niemand muss das ATS öffnen. Der Status wechselt automatisch.

Neu
Feedback Hiring Manager
Alexander Weber
Interview planen
Absage
  1. 10:51 Karte an Hiring Manager gesendet
30 %

So bewertet ein klassischer ATS-Matcher diesen Kandidaten, und unter 70 % wird oft gar nicht mehr hingeschaut. Der Assistent zeigt stattdessen Fakten. Im Test hat der Hiring Manager ihn eingeladen.

Demo mit Testdaten. Probieren Sie die Buttons in der Karte aus.

So läuft es ab

  1. AuslöserEin Kandidat erreicht die gewählte Phase im ATS, etwa nachdem die Recruiterin gesichtet hat.
  2. AnalyseDie KI liest Lebenslauf und Stellenprofil und fasst neutral zusammen. Ohne Score, ohne Ranking.
  3. Teams-KarteDer Hiring Manager sieht alles kompakt im Chat und entscheidet mit einem Klick.
  4. RückmeldungEntscheidung und Kommentar landen im ATS, der Status wechselt automatisch.

Kein Kandidat bleibt liegen

  1. Tag 0Neue KarteKandidat kommt in Teams an
  2. Tag 2ErinnerungEine Sammelnachricht mit allen offenen Kandidaten
  3. Tag 4Zweite ErinnerungRecruiterin wird parallel informiert
  4. Tag 7EskalationAn Recruiting, optional an die Führungskraft

Gebündelt pro Hiring Manager statt einzelner Pings. Stoppt automatisch, sobald das Feedback im ATS ist. Intervalle und Stufen sind frei einstellbar.

Der Mensch entscheidetKeine automatische Bewertung oder Rangfolge, passend zum EU AI Act.
DatensparsamNach der Entscheidung verschwinden Kandidatendaten aus dem Chat.
Kein SystemwechselDas ATS bleibt führend, Teams ist die Oberfläche.
Hosting in der EUOder in Ihrer eigenen Infrastruktur, mit Unterlagen für Betriebsrat und Datenschutz.

Gebaut von jemandem, der den Job selbst macht

Die meisten KI-Agenturen kennen Recruiting aus Präsentationen. Wir kennen es aus der täglichen Praxis.

Porträt von Malte de Buhr, Gründer von Karrierehafen
Malte de BuhrGründer, Senior Recruiter und Automation Architect
„Ich baue nur Assistenten für Aufgaben, die ich selbst tausendfach erledigt habe. Deshalb stellen sie die Fragen, die ein guter Recruiter stellen würde.“

Malte de Buhr, Gründer von Karrierehafen. Senior Recruiter und Automation Architect aus Wedel bei Hamburg.

  1. Gründung HeadOn Recruitment: IT-Fachkräfte aus der EU für Berliner Start-ups
  2. Co-Founder recruyt LLC: Recruiting von IT-Profis für US-Unternehmen
  3. Full-Cycle-Recruiting für die Cortado Holding
  4. Gründung Karrierehafen: Personalberatung und Interim Recruiting
  5. Projekte für Bauer Media, SICK AG, TAKKT AG, Lenze SE, MB Energy Holding und weitere
  6. KI-Assistenten und Automationen für Recruiting-Unternehmen

Vom Gespräch zum laufenden Assistenten

Sie müssen keine Technik verstehen. Sie müssen nur erklären, wie Sie heute rekrutieren.

  1. Prozess-Check

    Wir gehen gemeinsam durch, wo Bewerber hängen bleiben und welche Aufgaben sich wiederholen.

  2. Prototyp

    Sie hören und testen Ihren Assistenten mit echten Fragen aus Ihren Stellen, bevor etwas live geht.

  3. Anbindung

    Integration in ATS, Kalender und Kanäle. Datenschutz und Einwilligungen werden sauber aufgesetzt.

  4. Betrieb

    Monitoring, neue Stellen, bessere Fragen. Der Assistent wird mit jedem Monat genauer.

Pakete für Ihr Recruiting

Starter

Für den ersten Kanal

Erstgespräch buchen
  • KI-Caller, WhatsApp oder Instagram
  • bis 200 Bewerberkontakte im Monat
  • Anbindung an 1 System
  • E-Mail-Support
  • startklar in 5 Tagen
Empfohlen

Professional

Für Teams mit laufendem Volumen

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  • KI-Caller, WhatsApp und Instagram
  • bis 500 Bewerberkontakte im Monat
  • ATS plus 2 Integrationen
  • Prioritäts-Support und Auswertungen
  • startklar in 10 Tagen

Enterprise

Für mehrere Standorte

Erstgespräch buchen
  • Alle Kanäle plus Automationen
  • Kontakte nach Fair Use
  • bis 6 individuelle Anpassungen
  • fester Ansprechpartner
  • startklar in 15 Tagen

Alle Preise netto zzgl. USt. Social Ads auf Meta: Kampagnen erstellen und betreuen, ab Professional; das Werbebudget zahlen Sie direkt an Meta. Die Analyse Ihrer Abläufe ist immer inklusive.
* Mindestlaufzeit 6 Monate, danach monatlich kündbar.

Für wen das gemacht ist

Personaldienstleister und Zeitarbeit

Hohes Bewerbervolumen, gewerbliche Stellen, Schnelligkeit entscheidet.

Personalberatungen

Mehr Kandidatengespräche pro Recruiter, sauberes Reporting für Ihre Kunden.

Recruiting-Teams in Unternehmen

Viele offene Stellen, wenig Kapazität, ein ATS, das niemand gern pflegt.

Lieber persönlich?

Recruiting-Leistungen gibt es weiterhin, jetzt mit KI im Hintergrund.

Interim Recruiting
Ein erfahrener Recruiter auf Zeit in Ihrem Team.
Active Sourcing
Gezielte Direktansprache für schwer besetzbare Rollen.
Recruiting-Strategie
Prozesse, Kanäle und Tools auf den Prüfstand stellen.

Häufige Fragen

Was ist ein KI-Caller?

Ein KI-Caller ist ein Telefon-Assistent für das Recruiting. Er ruft neue Bewerber innerhalb von Minuten an, stellt Screening-Fragen in natürlicher Sprache und bucht Interviews direkt in den Kalender der Recruiter. Er stellt sich zu Beginn offen als digitale Assistenz vor. Die Entscheidung über Bewerber bleibt beim Recruiting-Team. Mehr zum KI-Caller

Ist das DSGVO-konform?

Ja. Daten werden auf Servern in der EU verarbeitet, Bewerber werden zu Beginn informiert, dass sie mit einer KI sprechen, und Einwilligungen werden dokumentiert. Auftragsverarbeitungsverträge sind Teil jedes Projekts.

Merken Bewerber, dass sie mit einer KI sprechen?

Ja, und das ist gewollt. Der Assistent stellt sich offen als digitale Assistenz vor. Erfahrungsgemäß schätzen Bewerber vor allem, dass sie sofort eine Antwort bekommen.

Funktioniert das mit unserem ATS?

Mit allen gängigen Systemen, die eine Schnittstelle haben, darunter zvoove und Landwehr L1, TIME JOB, coveto, Personio, softgarden, d.vinci und rexx systems. Fehlt eine Schnittstelle, gibt es meist einen Weg über E-Mail oder Webhooks.

Was kostet ein Assistent?

Die Pakete beginnen bei 397 € im Monat (Starter, ein Kanal). Professional mit allen drei Kanälen kostet 697 € im Monat, Enterprise 997 € im Monat, jeweils zuzüglich einer einmaligen Einrichtung und Umsatzsteuer. Die Mindestlaufzeit beträgt 6 Monate, danach ist monatlich kündbar. Alle Pakete ansehen

Ersetzt das unsere Recruiter?

Nein. Die Assistenten übernehmen Erstkontakt, Standardfragen und Pflege. Gespräche, Beratung und Entscheidungen bleiben bei Ihrem Team.

Lassen Sie uns über Ihren Recruiting-Prozess sprechen.

30 Minuten, kostenlos. Sie schildern, wo es hakt, und erfahren, welcher Assistent sich bei Ihnen zuerst lohnt.

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Malte de BuhrIhr Ansprechpartner
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Telefon+49 151 40708612
AdresseHellgrund 99, 22880 Wedel
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